Facilitação de oficina com as populações do Centro de Serviços Escolares dos Descobridores

Detalhes do Projeto

Início: Setembro de 2022
Fim: Janeiro de 2023
Cliente: Centro de Serviços Escolares dos Descobridores

Contexto

O Centro de Serviços Escolares tinha como objetivo melhorar suas operações e serviços ao longo dos próximos quatro anos, atendendo às diversas necessidades de sua população, incluindo professores do ensino fundamental, professores do ensino médio, professores de cursos profissionalizantes, assistentes administrativos, supervisores, alunos, diretores, entre outros. Para reunir insights e ideias, uma oficina foi organizada e executada 4 vezes, reunindo um total de mais de 150 participantes que eram diferentes partes interessadas dentro do centro.

Objetivo

O principal objetivo era envolver a população diversificada em ideias e colaboração, levando, em última instância, à criação de um plano de comprometimento para os próximos quatro anos do Centro de Serviços Escolares.

Processo

1. Preparação

   • Um livro de preparação foi distribuído antes da oficina para introduzir o assunto e incentivar os participantes a refletirem sobre ideias potenciais.

2. Formação de Grupos

   • Os participantes foram agrupados em equipes de 6 a 8 pessoas com funções semelhantes para fomentar a colaboração e o entendimento compartilhado.
   • Atividades quebra-gelo, como criar nomes para as equipes, foram realizadas para criar um ambiente confortável e inclusivo.

3. Geração de Ideias

   • Os participantes se envolveram em uma tempestade de ideias silenciosa usando notas autoadesivas, concentrando-se em vários temas relacionados à melhoria do Centro de Serviços Escolares.
   • Foram atribuídos temas específicos, mas uma categoria "outros" permitiu flexibilidade e inclusão de ideias únicas.

4. Colaboração em Grupo

   • Indivíduos colocaram suas notas autoadesivas no quadro de sua equipe.
   • Os grupos colaboraram para categorizar e agrupar ideias, identificando temas comuns.

5. Priorização

   • Cada grupo identificou três pontos principais que consideravam cruciais para a melhoria do Centro de Serviços Escolares.
   • Os grupos apresentaram suas ideias aos outros, fomentando a polinização cruzada de pensamentos e perspectivas.

6. Votação

   • Os participantes votaram nas melhores ideias usando adesivos, permitindo um processo de seleção democrático e inclusivo.

7. Transmissão de Dados

   • Os dados coletados durante essa atividade foram reunidos, resumidos e transmitidos ao comitê do Centro de Serviços Escolares, fornecendo insights valiosos para a priorização e redação do relatório.

Resultados

• Um conjunto abrangente de ideias e prioridades foi gerado, refletindo a sabedoria coletiva da população diversificada do Centro de Serviços Escolares.
• As ideias priorizadas, respaldadas pelos votos dos participantes, serviram como base para o processo decisório do comitê e o relatório subsequente ao governo.

Benefícios

• Inclusividade: Envolvendo várias partes interessadas, garantiu-se que uma ampla gama de perspectivas e necessidades fosse considerada.
• Colaboração: Atividades em grupo facilitaram a colaboração, quebrando barreiras entre diferentes funções.
• Tomada de Decisões Baseada em Dados: O processo de votação forneceu dados quantificáveis, auxiliando o comitê na tomada de decisões informadas.

Conclusão

A oficina não apenas serviu como uma plataforma para geração de ideias, mas também promoveu um senso de propriedade e colaboração entre a população diversificada do Centro de Serviços Escolares. Os insights reunidos e priorizados durante a oficina lançaram as bases para um plano estratégico de comprometimento, alinhando os esforços do centro com as necessidades e expectativas de suas partes interessadas para os próximos quatro anos.

Colaboradores e Funções

• Louis-Philippe Bellerose - Pesquisador de experiência do usuário
• Audrey Marcotte - Pesquisador de experiência do usuário

Ferramentas Utilizadas

• Miro
• MS Team