Détails du projet
Début : Septembre 2022
Fin : Janvier 2023
Client : Centre de services scolaire des découvreurs
Contexte
Le Centre de Services Scolaires visait à améliorer ses opérations et services au cours des quatre prochaines années, en répondant aux besoins diversifiés de sa population, comprenant des professeurs d'écoles primaires, des professeurs du secondaire, des professeurs de métiers professionnels, des assistants administratifs, des surveillants, des étudiants, des directeurs, et plus encore. Pour recueillir des idées et des perspectives, un atelier a été organisé et exécuté 4 fois, réunissant au total plus de 150 participants issus de divers rôles au sein du centre de services.
Objectif
L'objectif principal était d'impliquer la population de l'organisme dans le processus de création d'un plan d'engagement pour les quatre prochaines années du Centre de Services Scolaires.
Processus
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Préparation
- Un livret préparatoire a été distribué avant l'atelier pour introduire le sujet et encourager les participants à réfléchir à des idées potentielles.
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Formation de Groupes
- Les participants ont été regroupés en équipes de 6 à 8 individus ayant des rôles similaires pour favoriser la collaboration et partager la compréhension.
- Des activités brise-glace, telles que la création de noms d'équipe, ont été utilisées pour créer un environnement confortable et inclusif.
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Génération d'idées
- Les participants ont participé à une séance de brainstorming silencieuse à l'aide de notes autocollantes (post-it), se concentrant sur divers sujets liés à l'amélioration du Centre de Services Scolaires.
- Des sujets spécifiques ont été attribués, mais une catégorie "autre" permettait la flexibilité et l'inclusion d'idées uniques.
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Collaboration en Groupe
- Les individus ont placé leurs notes autocollantes sur le tableau de leur groupe.
- Les groupes ont collaboré pour catégoriser et regrouper les idées, identifiant des thèmes communs.
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Priorisation
- Chaque groupe a identifié trois points principaux qu'il jugeait essentiels pour l'amélioration du Centre de Services Scolaires.
- Les groupes ont présenté leurs idées aux autres, favorisant la pollinisation croisée des idées et des perspectives.
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Vote
- Les participants ont voté sur les meilleures idées à l'aide d'autocollants, permettant un processus de sélection démocratique et inclusif.
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Transmission des Données
- Les votes collectés ont été transmis au comité du Centre de Services Scolaires, fournissant des informations précieuses pour la priorisation et la rédaction du rapport destiné au gouvernement.
Résultats
- Un ensemble complet d'idées et de priorités a été généré, reflétant la sagesse collective de la population diversifiée du Centre de Services Scolaires.
- Les idées prioritaires, soutenues par les votes des participants, ont servi de base à la prise de décisions du comité et à la rédaction du rapport destiné au gouvernement.
Avantages
- Inclusivité : Impliquer divers intervenants a assuré une variété de perspectives et de besoins pris en compte.
- Collaboration : Les activités de groupe ont favorisé la collaboration, brisant les barrières entre les différents rôles.
- Prise de Décision Fondée sur les Données : Le processus de vote a fourni des données quantifiables, aidant le comité à prendre des décisions éclairées.
Conclusion
L'atelier n'a pas seulement servi de plateforme pour la génération d'idées, mais a également favorisé un sentiment d'appartenance et de collaboration au sein de la population diversifiée du Centre de Services Scolaires. Les informations recueillies et priorisées au cours de l'atelier ont jeté les bases d'un plan d'engagement stratégique, alignant les efforts du centre sur les besoins et les attentes de ses intervenants pour les quatre prochaines années.
Contributeurs et rôle
- Louis-Philippe Bellerose - Chercheur en expérience utilisateur
- Audrey Marcotte - Chercheur en expérience utilisateur
Outils utilisés
- Miro
- MS Team